Księgowość online dla mikro i małych firm

05.03.2012

 

 

Raczkujące firmy potrzebują wsparcia silnego ramienia profesjonalisty. Jak wiadomo, głowa przedsiębiorcy zawsze pełna pomysłów, czasami musi zostać trochę odciążona przez zaufaną księgowość. Freelancerzy, samozatrudnieni oraz małe firmy coraz częściej korzystają z usług oferujących księgowość online. Obecnie tradycyjne biuro rachunkowe może być z powodzeniem zastąpione przez księgowość online, co równocześnie przyczyni się do większych oszczędności w naszej firmie. Zapraszamy do przeczytania wywiadu z Wiktorem Sarotą, prezesem firmy InFakt.pl - www.infakt.pl

 

iStock_000014950126XSmall.jpg

Myślisz o własnej firmie! Interesuje Cię nie tylko jak prowadzić własną księgowość, ale także jak napisać biznesplan, zarządzać, chronić swą własność prawną i wykorzystać swe naukowe pasje? JEŚLI TAK - to projekt „System Naczyń Połączonych – firma akademicka szansą rozwoju kariery naukowej” jest dla CIEBIE! 

W ramach projektu proponujemy bezpłatne kompleksowe szkolenia menadżerskie oraz szanse na dotacje do 40.000 zł.
ZAPISY tylko do 29. lutego 2012!

 

 Rozmowa z Wiktorem Sarotą

 strona_1_ELEMENT1.jpgJak działa księgowość online? 

Księgowość online to prowadzenie ewidencji księgowej firmy za pomocą aplikacji online przy użyciu komputera podłączonego do Internetu, pozwalającej przedsiębiorcy wystawiać faktury, wprowadzać koszty, generować raporty księgowe. Aplikacje do prowadzenia księgowości online pozwalają prowadzić księgowość samodzielnie, bez pomocy tradycyjnego biura rachunkowego. W przypadku ewentualnych pytań przedsiębiorca może liczyć na doradztwo profesjonalnych księgowych świadczone przez infolinię, e-mail oraz live chat. 

Dodatkowo, dzięki możliwości zalogowania się do systemu z dowolnego miejsca, przedsiębiorca ma zapewniony elastyczny dostęp do danych księgowych i faktur. Przykładem aplikacji do fakturowania i księgowości online, działającej w modelu SaaS (Software as a Service) jest InFakt.pl. 

 

strona_1_ELEMENT1.jpgKto głównie korzysta z księgowości online?

Prowadzenie księgowości za pomocą aplikacji online jest najlepszym rozwiązaniem dla freelancerów, samozatrudnionych, mikro i małych firm posiadających prostą księgowość

Z badania przeprowadzonego wśród użytkowników inFakt.pl w 2010 r. wynika, że z aplikacji do fakturowania i księgowości online korzystają przede wszystkim osoby prowadzące działalność w: handlu/sprzedaży (20.63% ), budownictwie (13.17%) oraz branży IT (10.64%). Są to zwykle właściciele firm zatrudniających do 5 pracowników (38.04%) ,  freelancerzy pracujący dla wielu zleceniodawców (30.69%)  oraz osoby samozatrudnione,  pracujące dla jednego Klienta (12.70%).


strona_1_ELEMENT1.jpgJaką przewagę daje księgowość online nad księgowością tradycyjną?

Podstawową zaletą prowadzenia księgowości za pomocą aplikacji online, oprócz mobilności, jest posiadanie aktualnej informacji o sytuacji finansowej firmy oraz niższe niż w przypadku tradycyjnej księgowości koszty. Jak pokazują badania – zamieniając  tradycyjne biuro rachunkowe na księgowość online można zaoszczędzić ponad 2 000 zł netto rocznie. 

Porównanie kosztów prowadzenia księgowości online i  tradycyjnego biura rachunkowego:

ksiegowosc-1.jpg

Jak pokazuje raport księgowość mikro i małych firm, przygotowany na zlecenie firmy inFakt.pl, producenta aplikacji do fakturowania i księgowości online przez agencję badawczą 4P research mix, miesięczny koszt prowadzenia księgowości przez biura rachunkowe wynosi między 101-200zł netto (38%) oraz 201-500zł netto (32%). Tymczasem prowadzenie księgowości za pomocą aplikacji online potrafi znacząco obniżyć te koszty.

 

ksiegowosc-2.jpg

 

W tym samym badaniu pokazane zostały także problemy, na które skarżą się przedsiębiorcy współpracujący z tradycyjnym biurem rachunkowym.

Ankietowani wskazywali najczęściej na konieczność dowozu dokumentów do biura (60%), brak lub niski poziom doradztwa w zakresie optymalizacji kosztów (42%), konieczność prowadzenia równoległej ewidencji księgowej w firmie (30%), brak wcześniejszej informacji o wysokości podatku (29%) oraz brak odpowiedzialności ze strony biura za ewentualne błędy w ewidencji i potencjalne kary ze strony US lub ZUS (27%).

 ksiegowosc-3.jpg

 

Tymczasem za czynniki najbardziej zachęcające do zmiany prowadzenia księgowości w oparciu o aplikację online blisko połowa przedsiębiorców wskazuje łatwość i intuicyjność obsługi (49%), niższą niż w przypadku tradycyjnej księgowości cenę (44%), a także możliwość bieżącego kontrolowania wydatków. Dodatkowo, w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości z wykorzystaniem aplikacji online, przedsiębiorca może liczyć na pomoc profesjonalnych księgowych, które dostępne są w bardziej elastycznych godzinach niż w przypadku tradycyjnego biura rachunkowego. Standardowe biura rachunkowe zazwyczaj pracują w godzinach od 8 do 16 i wtedy klienci mogą liczyć na ich pomoc, natomiast biura świadczące księgowośc online w większości przypadków mają znacznie bardziej rozszerzone godziny pracy, od godziny 7 do 22 w tygodniu i dodatkowo w soboty. 

 

iStock_000014950126XSmall.jpg

Myślisz o własnej firmie! Interesuje Cię nie tylko jak prowadzić własną księgowość, ale także jak napisać biznesplan, zarządzać, chronić swa własność prawną i wykorzystać swe naukowe pasje? JEŚLI TAK - to projekt „System Naczyń Połączonych – firma akademicka szansą rozwoju kariery naukowej” jest dla CIEBIE! 

W ramach projektu proponujemy bezpłatne kompleksowe szkolenia menadżerskie oraz szanse na dotacje do 40.000 zł.
ZAPISY tylko do 29. lutego 2012!

 

strona_1_ELEMENT1.jpgCzy księgowość online jest bezpieczna?

Standardem w księgowości online jest przechowywanie danych w tzw. „chmurze”, co gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów w przypadku awarii serwera, kradzieży lub uszkodzeniu komputera.

Dodatkowo, wszystkie dane znajdują się pod ścisłą ochroną. W ramach zabezpieczeń zapewniane są automatyczne kopie zapasowe na serwery typu klastrowego, w zależności od firmy kopie zapasowe są tworzone w różnych odstępach czasu, ale zazwyczaj jest to co godzinę przez 24 godziny na dobę. Dzięki temu, nawet jeśli dane zostaną przez użytkownika przypadkowo usunięte, jest możliwość ich przywrócenia. Ponadto, kopie danych przechowywane są na dedykowanych serwerach u najlepszych dostawców, nie tylko na terenie Polski. Z tego powodu nawet jeśli jeden obszar geograficzny zawiódłby to na kolejnych serwerach znajdują się zabezpieczone dane. 

ck1.jpgStandardem jest stosowanie szyfrowania danych, opartego o bezpieczeństwo haseł, zabezpieczenia SSL oraz zabezpieczenia firewall. Szyfrowanie połączenia z aplikacją do księgowości online protokołem SSL gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych wymienianych między serwisem i Klientem. Zazwyczaj hasła i identyfikatory wpisywane przez użytkowników przekazywane są przez Internet w formie zaszyfrowanej, przy użyciu protokołu SSL z 256-bitowym kluczem szyfrującym, tak jak w bankach internetowych. Dzięki temu nikt niepowołany nie wie jakie faktury wystawia użytkownik i kim są jego kontrahenci. 

Standardem jest, że do danych nie ma dostępu nikt z obsługi, gdyż hasła są szyfrowane. Nikt z obsługi firm zajmujących się księgowością online nie przegląda, nie kopiuje, nie rozpowszechnia, nie udostępnia, ani nie odsprzedaje jakichkolwiek informacji użytkowników serwisu. W przypadku tradycyjnych biur rachunkowych, poziom zabezpieczeń jest często bardzo niski. Tradycyjne biura nie zabezpieczają w wystarczający sposób przechowywanych na dyskach danych, które w przypadku kradzieży łatwo mogą dostać się w niepowołane ręce lub ulec zniszczeniu w przypadku awarii serwera, pożaru lub powodzi.

 

strona_1_ELEMENT1.jpgCzy księgowość online daje większą kontrolę nad tym, co się dzieje z naszymi finansami niż księgowość tradycyjna?

Świadomość finansów swojej firmy ma ogromne znaczenie dla efektywnego zarządzania płynnością firmy, tymczasem przedsiębiorca korzystający z tradycyjnego biura rachunkowego o wysokości podatków w danym miesiącu dowiaduje się w okolicach 20-tego kolejnego miesiąca. Przedsiębiorca korzystający z aplikacji online posiada wiedzę o wysokości podatków na bieżąco, co pozwala na zaplanowanie ewentualnych wydatków, a także na wcześniejsze przygotowanie gotówki dla Urzędu Skarbowego. 

 Na rynku księgowości następuje podobna zmiana, jaka kilka lat temu miała miejsce w bankowości. Dziś bankowość internetowa jest standardem, a księgowość online jest podobną zmianą dla przedsiębiorców i przynosi podobne korzyści, zapewniając przedsiębiorcy oszczędność czasu, pieniędzy i świadomość finansów swojej firmy.

 

 

 

Przytoczone dane i wykresy pochodzą z raportu „Księgowość mikro i małych firm w Polsce 2011”, przygotowanego przez firmę InFakt.pl we współpracy z firmą badawczą 4P research mix oraz badania użytkowników inFakt.pl przeprowadzonego w 2010r.

W badaniu dotyczącym księgowości wzięło udział 450 przedsiębiorców, reprezentujących firmy zatrudniające od 0 do 49 osób z terenu całej Polski. Wśród ankietowanych były osoby prowadzące działalność gospodarczą, właściciele i współwłaściciele firm, prezesi, członkowie zarządu oraz dyrektorzy generalni i zarządzający.

 

 

 

O autorze:

Wiktor Sarota – prezes firmy INFAKT. Firma INFAKT dostarcza usług w dwóch modułach: Fakturowania oraz Księgowości Self Service oraz All Inclusive. Usługi te przeznaczone są dla freelancerów, samozatrudnionych oraz mikro i małych firm. Z serwisu korzysta obecnie 120 000 firm. Więcej na www.infakt.pl 

 

Artykuł w pliku .pdf

 

iStock_000014950126XSmall.jpg

Myślisz o własnej firmie! Interesuje Cię nie tylko jak prowadzić własną księgowość, ale także jak napisać biznesplan, zarządzać, chronić swa własność prawną i wykorzystać swe naukowe pasje? JEŚLI TAK - to projekt „System Naczyń Połączonych – firma akademicka szansą rozwoju kariery naukowej” jest dla CIEBIE! 

W ramach projektu proponujemy bezpłatne kompleksowe szkolenia menadżerskie oraz szanse na dotacje do 40.000 zł.
ZAPISY tylko do 29. lutego 2012!

 

 

« powrót


Na skróty

Partnerzy projektu